安否確認システムを導入するまでの大まかな流れをチェック！

企業のリスクマネジメントに不可欠なものとしてBCP対策があります。BCPとは事業継続計画のことで、自然災害や事故など、緊急事態に陥った場合に取る施策です。非常時でも事業継続できる体制を整えるために必要なことに安否確認があり、そこで役立つのが安否確認システムです。どのような流れで導入していくのか見ていきましょう。

安否確認システムの主な機能

安否確認システムとは災害やパンデミックなど緊急事態が起きた場合に、企業が社員の安否を確認するためのシステムです。責任者が従業員一人ひとりに電話やメール連絡で確認をとっていては、全員の確認が終わるまで時間がかかってしまいます。また、災害によって従業員の連絡先を紛失したり、連絡先が分かっていても電波が届かず連絡がとれない社員も出てくるでしょう。

さらに一旦連絡がとれたとしても、その後の行動を指示する連絡手段が確保できず、事業再開の目処が立たない場合も出てきます。そうした場合に役立つネットワークが安否確認システムです。一斉メール配信や状況集計、掲示板などの機能があるため、緊急時に素早く社員の安否情報を収集でき、すぐに意思決定が可能で、二次的な被害を最小限にできます。

安否確認システムのほとんどが、災害発生と同時に気象庁が発信する情報をもとにメールを自動的に一斉送信してくれます。もちろん手動でも可能ですが、責任者の災害発生時の作業的、心理的負担を考えると効果的です。また、事前に複数の連絡先を登録しておくことで、複数の通信手段で安否確認を行うことができ、本人とつながるまで自動的にリトライを繰り返す機能があるので安否確認通知の抜け・漏れを防止できます。

安否確認システムを導入するまでの大まかな流れ

被災時の事業継続や再開に役立つ安否確認システムを導入するには、どのような流れて進めていけばよいのか説明します。

自社が求めるネットワークなのかを確認

まずは、自社にあったシステムを選ぶことから始めましょう。そのためには、まず自社が何を安否確認システムで求めるのかを検討し、その中で必要なポイントを絞ることが必要です。システムには多くの機能がついているものもありますが、機能や設定項目が多すぎると、緊急事態に利用しにくかったり、設定間違えをしたりしてしまう可能性もでてきます。最適なシステムを導入するためにも、不必要なものは極力省いておきましょう。サービスによっては無料トライアルを実施しているところもあるので、自社にあうシステムかどうか事前に確認しておくのもよいでしょう。

自社にあったプランの申し込み

導入するシステムが決定したら申込となりますが、安否確認システムには複数のプランが用意されていることが多いため、自社に適した機能のあるプランを選択してください。また、申し込んでから利用できるまでには時間がかかる場合があるので、導入を決定したら早めに申し込みをしておきましょう。

全社員に周知する

いざ導入しても、全社員が安否確認システムの導入目的や必要性などをしっかりと理解していなければ、緊急時にシステムが機能しません。そのためにも全社員への周知が必要です。

ユーザー登録

全社員に周知したのちに、管理者からすべての従業員へIDを割り当て、システムに登録します。そしてIDや初期パスワード、利用方法を従業員に連絡したのちに、各従業員が任意の連絡先を登録すれば設定は完了となります。

安否確認システム導入後にするべきこと

安否確認システムは導入しただけでは安心できません。いざというときに備えてシステムを上手に活用するための準備が必要です。そこで、導入後にしなければいけないことを紹介します。

運用手順の設定

安否確認システムは、災害時に全社員に一斉通知を行い、利用者が安否状況を報告することで、利用者の安否状況の集計や確認ができます。利用者が無事であれば必ず報告することや安否状況が確実に集計できることが必須となっているため、導入前の情報周知はもちろんのこと、連絡網の整備や利用者、管理者同士の体制に関すること、集計結果の報告先、結果に対する初動のルール決めなど、明確に運用手順を設定しておく必要があります

登録情報の確認

すべての社員の登録が確実に行われたのかをチェックしておく必要があります。新しく入社した社員の登録や退職者の削除など、漏れや重複がないかを確認するのはもちろん、出入りの激しいアルバイトや契約社員など、非正規雇用の社員分まで随時チェックしておきましょう。

平時の動作確認

安否確認システムは緊急時に活躍するシステムですが、事前の動作確認が必要です。ほとんどのシステムには動作確認用の設定があるため、動作確認を行い、確実に通知され、全社員が受信できているかを確認しておきましょう。また、受信した利用者がスムーズに報告でき、報告が正常に反映され、集計がリアルタイムに行われるかを緊急事態が発生する前に確認しておかなければいけません。

精度の確認

このシステムで重要なのは利用者の安否情報を正確に集計することです。そのため、できるだけ簡単に報告できるように、通知方法や報告方法も複数準備されています。しかし、従業員の中にはシステムが苦手だったり、報告するのが遅かったりする人もいます。そうした人々も含めて全社員が同じように報告をしてもらえるように、何度も安否確認システムについて周知し、練習してもらう必要があります。

集計タイミング

集計のタイミングは企業によって異なります。利用者の数や社風によって適切な段階の集計時期があります。早すぎても全社員分の集計が取れていない場合がありますが、遅すぎても手遅れになる可能性があるからです。そのため災害発生時からどれくらいのタイミングと頻度で集計報告を行うのがベストなのかを試験運用時に測定しておきましょう。

まとめ

企業が被災時などの緊急事態が起きた場合に、事業を継続させるために必要な行動のひとつに従業員の安否確認があります。非常時は通信状態も悪いため、メールや電話で連絡がとれないことも多く事業継続に支障をきたすため、安否確認システムの導入が求められています。導入前の機能確認はもちろんのこと、非常時にスムーズに作業ができるように導入後の動作確認作業や従業員への周知を徹底しておきましょう。