安否確認システムの選び方のポイントについて詳しく解説！

最近の日本では、自然災害の多さに加えて、新型コロナウィルス感染症の感染症対策など、企業の事業を継続するうえでの対策が重要となっています。その中でも従業員の安否確認は重要なポイントのひとつです。そこで頼りになるのが安否確認システム。どのような安否確認システムを選択したほうがいいのか、特徴を交えながら紹介していきます。

安否確認システムの導入目的

日本では台風や地震、豪雨、豪雪、洪水、津波など、毎年のように各地で自然災害が発生しています。そのほかにも昨今の新型コロナウイルスなど、予期しない緊急事態がおきることもあります。災害が起きると停電や通信障害が発生することもあり、インターネットや電話がつながらず、安否確認ができなくなることもあるでしょう。

安否確認とは緊急時に従業員や家族、親戚、友人など、関係者の生存を確認し、安全な状態が確保されているのかを確認する作業です。企業が行う安否確認としては従業員とその家族が対象となっています。確認方法としては電話やメール、SNSなどがありますが、緊急時に多くの社員に確認するのは、非常に労力がかかる作業です。

そうした状況下で確実に従業員やその家族の安否確認がとれるのが安否確認システムなのです。企業が導入する目的として情報収集や共有、従業員の管理などがありますが、最大の目的として緊急時の情報収集があり、従業員や家族の健康状態や出社の可否を迅速に確認することで、的確な指示か可能となります。

さらに、安否状況を確認し、出社可能な従業員の情報や今後の対応などを掲示板などで共有しておくことで、復旧作業もスムーズになるでしょう。また、今回起きている新型コロナウィルス感染症の対策としても、体温や諸症状を毎日アンケートし、回答結果によって二次連絡するなど、平時でも従業員の管理に役立ちます。

安否確認システムの選び方のポイント

安否確認システムの主な機能としては、登録している従業員への一斉連絡機能や災害情報に合わせて送れる自動送信機能、安否確認がとれるまでリピートする再配信機能などです。ほかにも、従業員のアカウントや連絡先を一括して登録できる機能や未登録者をチェックできるもの、返信状況をリアルタイムに自動集計する機能や事前の訓練機能などがあります。さらに、英語対応するものや家族の安否を確認できるものなどいろいろな機能がありますが、システムを導入するうえで選ぶポイントをご紹介しましょう。

自社にあった機能が付いたシステムを選ぼう

企業の規模や状況により使用したい機能も異なります。たとえば、従業員が多い会社では一斉送信機能が重宝しますが、少人数であれば必要ない場合もありますし、外国人が多い場合は英語対応の機能が不可欠です。そのため、自社にあったシステムを選びましょう。

ユーザビリティの高さ

専門性の高いシステムにしてしまうと、緊急時に利用できないケースも出てくるでしょう。そのため、いざというときでも直感的に操作しやすいことも条件のひとつです。

複数の連絡手段が必要

メールのみ、電話のみだといざというときに連絡がとれないケースもあるでしょう。そのため、メールや電話、アプリ通知など、複数の連絡手段がとれるかどうかも確認が必要です。

分散されたサーバーセンター

サーバーセンターが1か所のみ、一定の地域のみだと、そこが被災してしまうとシステムダウンしてしまい安否確認がとれなくなります。そのため、複数に分散している提供会社を選びましょう。また、最近の大震災などで被災していても、問題なく稼働していた提供会社がどうかの確認も有効です。公式サイトなどに実績が記載されている場合があるのでチェックしておきましょう。

安否確認システムを利用する際の注意点

企業のリスクマネジメントとして安否確認システムはとても有益ですが、注意しなければいけない点があります。

ひとつは日頃からの訓練が必要という点です。安否確認システムは比較的簡単に操作できるものが多いですが、緊急事態になった場合は、平常時の作業とは異なり混乱状態で作業を実施するため、ミスをしたり、時間がかかったりする場合があります。そうした状況にならないためにも平時から社内研修として安否確認のルールやシステムの操作方法などを周知し、事前に訓練を行い、流れを把握しておくことが大切です。

もうひとつは、他の通信手段も考慮に入れておくことです。安否確認システムを導入しても、有事に正常に起動してくれる保証はありません。万が一に備えて、SNSやメール、電話などあらゆる通信手段を検討し、連絡できる準備は整えておきましょう。

まとめ

安否確認システムは企業にとってリスクマネジメントとひとつとして重要なシステムです。緊急事態が発生しても、すぐに日常通りの業務に復旧させるためにも社員へのスムーズな安否確認が必要となってきます。安否確認システムにはいろいろな機能がありますが、自社にとってシステム導入の目的を考え、どのような機能が必要かを検討したうえで、選ぶことが大切です。また、導入しただけでは安心できませんので、導入後は事前確認をしたり、社員に訓練をしてもらったりするなど、非常時に備えて万全の準備をしておきましょう。