安否確認システムには有料と無料のものがある！違いを比較してみよう

さまざまな企業で導入がすすんでいるサービスのひとつが、安否確認システムです。しかし、安否確認システムにはコストが必要なものと不要なものがあり、どちらがよいのか悩んでいる企業もあります。そこでこの記事では、安否確認システムの有料と無料との違いを説明します。安否確認システムの選び方も紹介するので、最後まで読んでみてください。

安否確認システムの基本的な機能

安否確認システムとは何かわからないという方に向けて、安否確認システムの基本的な機能を紹介します。

自動配信（一斉配信）機能

安否確認システムには、自動配信システムがあります。あらかじめ登録しておいた連絡先へ、緊急の災害時などに、回答依頼する機能です。配信先としては、SMSやスマートフォンアプリのプッシュ通知、ほかにもメールや電話などがあります。自動配信機能を確実に運用するためには、複数手段の選択がおすすめです。

また、安否確認の未回答者に対して再通知する機能もあれば、より確実に回答が得られるでしょう。ちなみに自動配信機能は、省庁のデータと連携しており、警報発令時など、一定の条件に該当する災害が発生すると機能します。

安否の回答機能

一斉配信を受信すると、従業員は安否情報を回答します。一般的な回答手段として、音声ガイダンスにしたがい電話で回答する方法や、スマートフォンアプリで回答する方法、Webページにアクセスして回答する方法などがあります。従業員の利用しやすいものもあるかと思うので、事前に会社全体で検討し、決めるのがおすすめです。

テータ収集機能

安否確認システム起動時に集まった安否状況の回答は、システム上に集められます。なかには自動集計機能付きの安否確認システムもあり、管理者および担当者は計算せずに、ひと目で状況を確認できるでしょう。スムーズな状況把握にもつながるはずです。

掲示板機能

管理者が書き込むもので、従業員全体に情報を共有させる目的で使用されるものです。対応状況および今後の方針といった周知事項を掲示できるものなので、災害発生後の仕事の開始情報などの共有に役立ちます。

安否確認システムの有料版と無料版の違い

安否確認システムには有料版と無料版があり、無料版から有料版へアップグレードしようか悩んでいる方も多いはずです。しかし、双方の違いが分からずにアップグレードをためらうケースもあります。ここからは、安否確認システムの有料版と無料版の違いを明らかにします。

自動集計機能に違いあり

無料版の安否確認システムには、自動集計機能がないものがあります。自動集計機能があると、安否確認の回答内容をひとつずつ確認して把握しなければなりません。誰の安否が確認できていて、誰の安否が確認できていないのか、といったことが分かりにくいのです。とくに大きな企業になると、安否回答は大量です。それらをエクセルにて自分で集計するのは、骨の折れる作業になります。

一方で、有料の安否確認システムであれば、基本的にシステムが自動で集計を行うため、より素早く簡単に、そして正確な安否状況を確認してくれます。

自動送信機能に違いあり

安否確認システムの根幹ともいえるのが、自動送信システムです。しかし、無料版のシステムには、自動送信機能がついていないものがほとんどです。かりに無料版を利用して、自動送信システムが付帯していなければ、管理者が自分で通知を送らなければならないのです。したがって、管理者の負担がとても重くなります。

一方で、有料版であれば、自動送信システムが必ず付帯しているので、休日および夜間に災害が発生しても安否確認ができます。安否確認システムの運用のしやすさという面にも、有料版と無料版には大きな違いがあります。

制限に違いあり

無料版の安否確認システムには、回数制限および文字数制限などの制限があります。登録できる人数に限りがあったり、連絡できる文字数が少なかったりするなど、使い勝手に大きな問題があるのです。有料版はそれらの制限がないため、充分な情報を共有でき、スムーズな安否確認ができます。

安否確認システムを選ぶときのポイント

安否確認システムを選ぶ際に、注目してほしいポイントをいくつか紹介します。

動作実績をチェック

まずチェックしてほしいのが、動作実績です。実際に災害が起こった場合に正常に動く必要があるので、過去の災害でどのように機能したのか確認しましょう。

データセンターの数

次に、データセンターの数も重要です。かりにデータセンターが1箇所しかなければ、その地域で災害が起これば、安否確認システムは機能しません。したがって、データセンターを複数用意しているシステムを利用しましょう。

連絡手段が豊富であること

連絡手段を豊富に用意している安否確認システムもおすすめです。メールや電話、そしてSMSが基本ですが、ほかにもLINEやSNSなどが利用できるものであれば、非常時でも確実にシステムが稼働してくれます。

コストが予算範囲内であること

自社に合った導入・運用コストであるかも重要です。初めに導入する際は、しっかりどのくらいの価格がよいのか自社内で基準を設けましょう。はじめは無料のトライアル期間を活用して製品を利用してみるなど試してみるのもおすすめです。

確認は難しいかも知れませんが、セキュリティ対策がされているかも確認してみるとよいでしょう。安否確認のメールを送信する際には従業員の個人データを利用するため、情報漏洩は避けなければなりません。セキュリティ機能に自身のある安否確認システムを探してみてください。

まとめ

安否確認システムには有料と無料のものがあります。無料でも基本的な機能はついていますが、有料版と比較すると手薄なのは否めません。とくに、自動配信機能の有無は重要であり、かりについていなければ管理者が自分で送信しなければならないので、負担が重くなります。有料版はコストがかかりますが、低コストのシステムもあるので、機能・価格比較などを行ったうえで、どこを導入するか決めてみてはいかがでしょうか。