安否確認システムの導入について

大きな震災などの災害時には電話での通信網は遮断され、従業員との連絡手段には不向きです。そんな非常時の連絡手段として取り入れられるようになったのが安否確認システムです。導入する必要性やメリットを解説します。

安保確認システム導入の必要性

地震の多い日本にいる以上、災害に対する対策は重要な課題です。なかでも、安否確認システムは現代の企業で導入が進んでいるシステムとして注目されています。

災害時の使用を目的とした設計されているため、電話や通常のメールとは異なり、災害時のつながりにくい状態を回避できます。

また、メールの返信がない人や出勤可能な割合なども簡単に把握できます。非常事態の確実な連絡手段である上に、災害後の事業再開にも役立つシステムなのです。

安否確認システムでできること

代表的な機能は、災害時の一斉送信メール機能です。電話ではなくメールを使って確実に安否確認ができ、かつ従業員からの回答は自動集計されます。

他にも掲示板機能やアンケート機能もあり、感染症対策のための従業員の健康状態アンケートをとる手段としても使えます。

安否確認システムの導入率

2022年に実施された東京商工会議所のアンケート調査では、30.8%の企業が有料の安否確認システムを導入している結果となり、その割合は年々増加しています。

従業員規模では、51〜100人規模の企業が56％の導入率に対し、50人以下の企業では37.8％と下がり、小規模企業では導入しなくても十分だという認識がまだ根強く残っていると考えられます。

安保確認システム導入のメリット

安否確認システムは、災害が発生したタイミングで従業員にメッセージを一斉送信します。また、未返信者には再送信もできるので確認漏れがありません。確実で迅速な確認で、従業員の安否も把握しやすいです。

一般のSNSを利用すると外部に情報が伝わってしまうため、社内連絡には向きません。社内の閉じられた環境だけで通信する安否確認システムなら、災害時のセキュリティ確保にも役立ちます。

災害時は管理者も被災している可能性が高いです。そんな時も安否確認システムは自動で確認メール送信や統計作業を行ってくれるので、精神的負担を減らせます。

他には、感染症などのパンデミック発生の際にも対応できます。アンケート機能では、従業員の健康状態の確認、異常時の出社の判断や臨時対応の決定にも役立ちます。

安否確認システム導入で確認すべきこと

導入前には、導入する目的を押さえ、使いたい機能が含まれているか確認することが重要です。使える機能や充実度は各サービスで異なるので、それぞれ比較しましょう。

また、利用には月額費用が発生するため、予算を確認し費用感が一致しているかを確認しておく必要があります。

まとめ

安否確認システムは、災害時にも従業員の安否を確実で迅速に確認できる通信手段です。従業員の安否確認を迅速に行うことで業務への支障も最小限に抑える効果が期待できます。

感染症対策にも利用できたり、非常時の管理者負担も軽減できたりと、導入している企業はまだ多くはないですが、これからどんどん普及されると予想されます。

導入を検討している方は、利用目的を明確にして使いたい機能や充実さ、コスト面でも無理のない自社に合ったシステムを見つけてみてください。