安否確認システムの利用にかかる費用を安く抑える方法について解説！

日本では全国各地で大きな災害が起きており、多くの従業員が被災する可能性があります。そうなれば企業が事業を継続するうえで大きな支障をきたす場合もあるので、社員の安否確認が必要となりますが、そんなときに役に立つのが安否確認システムです。導入するにもコストがかかるので、今回はコストを抑える方法について紹介します。

安否確認システムの導入メリット

自然災害や事件など、不測の事態が発生したときに、従業員やその家族の安否状況を確認できるシステムとして、安否確認システムがあります。まずは、このシステムを導入することのメリットを紹介します。

不安定な通信環境でも安否確認可能

大型台風や、大地震、大豪雨など大規模な災害が起きると、多くの人が電話やメールにアクセスするため回線が混雑したり、停電による電波停止によって電話やメールがつながりづらくなったりし、通信環境が不安定になります。そうした緊急時でも安定的に安否確認ができます。

緊急連絡手段で活用

安否確認システムの利用方法としては会社への安否報告がメインですが、社員同士や家族間の緊急連絡手段としても活用できます。災害時は不安定な通信環境になりやすいため、仲間といつ連絡が取り合えるかは分かりません。そうしたときに安否確認システムに付随しているチャット機能が活躍します。

早期に事業が復旧できる

システムを利用することで安否状況が確認できるとともに、集計を行うことで対策指示を行うことが可能となります。そのため、早急に日常業務を再開できるのです。また、情報を共有し、公開することによって二次災害を防ぐというメリットもあります。

安否確認システムの利用料金の目安

安否確認システムの費用としては、イニシャルコストとしておおよそ10万円から20万円の費用がかかりますが、提供する会社によっては初期費用がかからないところもあります。そのほかに、ランニングコストとして月額費用がかかるのが一般的です。

料金プランとしては主に2種類あり、人数制限によって料金が一定となる定額ブランと、人数ごとに費用が加算されていく従量制のプランがあるので、会社の規模などによってどちらがメリットが大きいか検討して決めましょう。

また、使用する機能によってはオプション料金がかかることがありますが、費用に関しては提供する会社によって異なります。主にオプションで別料金がかかる機能としては下記の4つです。

従業員家族の安否確認

緊急時でも従業員が通常業務に戻るためには、遠くに離れて住む家族の安否確認も重要です。連絡を取りあえる手段を確保することで、安心して働くことができます。

社員同士のメッセージ

この機能を利用することで特定の社員に個別にメッセージを送ることができます。早急に事業を復旧させるために対策本部を立ち上げ、特定の社員を招集することも可能です。

情報共有できる掲示板機能

複数のメンバーに指示を出すのに最適なのが掲示板機能です。掲示板の詳細はシステムごとに異なるため確認が必要となってきます。たとえば、部署ごとに掲示板が作成できるのか、管理者以外でもファイルが添付できるのかなど、掲示板でもどのような機能があるのか確認しておきましょう。

安否確認システムの利用にかかる費用を安く抑えるためには？

安否確認システムを導入するにはイニシャルコストやランニングコストがかかりますが、少しでもコストを抑えたい場合のポイントがあります。それは、何をシステムに求めるのかということが重要となります。自社の課題を洗い出し、社員の要望や導入後のリスクなどを考慮しながら、システムに求めるものを明確にし、どのような機能が必要なのかを照らし合わせていきます。

たとえば、コストを重視するのであれば、初期費用が無料のものやランニングコストが安いものを選びましょう。安否確認の効率を改善するには、リアルタイム自動集計や気象庁の発表と連動した自動通知が必要です。ほかにも社員が安心して働ける環境を整備するには、従業員の安否が確認できる機能が必要となるうえ、BCP策定をしたいのであれば、対策を指示できるメッセージ機能が役立ちます。

多くの機能から、どの機能が本当に必要なのかを考えることが大切で、コストを抑える場合は必要な機能の中から、本当に必要なものだけをオプションの中から選ぶようにしましょう。

まとめ

災害時に社員の安否状況をいち早く把握するために安否確認システムはとても役立ちますが、利用するにはいろいろな費用がかかってきます。少しでもコストを抑えるためには、無駄な機能を入れずに、必要な機能に絞っていくことが重要です。システムを導入する前に、一度会社で何の目的でシステムを導入するのかを考えたうえで、数多くある機能の中で目的にあった機能を選び、非常時にもっとも役立つシステムを選びましょう。