安否確認システムはどういう仕組み？導入するメリットや必要性を解説

東日本大震災の経験を通じて、国民および企業の防災意識が高まりました。そのなかで、近年注目されているのが安否確認システムです。災害時の連絡手段を確立することで、企業の事業継続がしやすくなり、多くの会社で導入が検討されています。そこで今回は、安否確認システムの仕組みを詳しく解説します。

安否確認システムの仕組み

安否確認システムは、ここで紹介する4つの段階で構成されています。とくに難しいシステムではなく、導入も比較的簡単です。

1.導入作業

安否確認システムを利用するためには、まずは導入することが必要です。とはいっても、インストールと登録作業のみであり、とくに難しいところはありません。そのあと、システムに安否確認の対象者の緊急連絡先を登録します。基本的には個人で保有する携帯電話が該当します。登録は管理者側が行うことも可能ですが、社員自身も登録可能です。ちなみにメールアドレスも、自宅のプロバイダアドレスやフリーメールアドレス、携帯メールアドレスが設定できます。

2.災害発生時のメール配信

大地震などの大きな災害が発生すると、システムが自動感知して、登録されている連絡先に対して安否確認のメッセージが一斉に送信されます。また、管理者側が送信することも可能です。災害発生時のメッセージ送信は、管理者が社内にいる必要はなく、携帯電話から一斉配信および受信が可能です。

3.受信者側が安否情報を返信

災害発生時に配信された安否確認のメッセージに対し、受信者側は安否情報を返信します。管理者側は返信を受け取り、確認および集計して、事業継続に必要な手段および連絡を実行します。ちなみに、安否確認のメッセージに対し、一定時間以上アクションがない場合は、システム側が自動でのメッセージを再送も可能です。

4.災害管理者への報告

安否確認の返信メッセージを受け取り、確認します。さらに、掲示板で情報を共有して状況の把握に努めます。

安否確認システムを導入するメリット

安否確認システムの導入には、つぎのメリットがあります。

トラブル対応に集中できる

安否確認システムを導入することで、従業員の安否確認に対する手間が省かれます。安否確認システム自体が、自動で一括連絡を行うため、一人ひとりに対し電話連絡して確認する必要もありません。したがって、トラブル対応に注力できます。

従業員の安否を早く把握できる

安否確認システムを導入すれば、従業員およびその家族の安否が早く把握できます。今まで数日かかっていたものが、1日以内に行えるケースもあり、災害後のアクションを決めやすくなります。結果として、業務がストップする期間を最小限に抑えられるのです。

地震などの災害以外にも対応できる

安否確認システムは、地震や水害、そして噴火などの災害飲みに対応するものだと思われがちです。しかし、事故や新型コロナウイルスのようなパンデミックでも活用できます。たとえば、アンケート集計機能を活用し、授業員の体調および体温などの健康状態を定期的に確認することにも使えます。幅広い活用ができるのも、安否確認システムのメリットの一つといえるでしょう。

安否確認システムは本当に必要？

従来どおり通勤する会社だけではなく、リモートワーク中心の会社にとっても安否確認システムは必要不可欠です。日本は地震や火山噴火も経験しており、夏になれば大型台風の上陸や、冬になれば大雪も降るなど、自然災害が起きやすい国です。沿岸部であれば、近隣国で発生した地震による津波の影響を受けることも考えられます。

また近年では、感染症などの問題も発生しており、従業員の健康状態の把握も欠かせない要素となりました。隔離期間が設けられるなどの状況になれば、会社との連絡が難しくなることも考えられます。そういった場面でも、安否確認システムは大いに活躍してくれます。

安否確認システムの導入率とは？

東京都中小企業振興公社では、危機管理の専門メディアに登録している企業17,000社を対象に防災関連のアンケートを実施しました。そのアンケートにて「安否確認システム」の導入率を確認したところ、すでに7割近くの企業が安否確認システムを導入していることがわかりました。

それだけ多くの企業が導入しているということは、安否確認システムが会社の業務にとって必要不可欠である証拠です。今度はさらに導入率が高まると考えられます。

まとめ

安否確認システムの仕組みを解説しました。まずは、導入するためにインストールと登録作業が必要になります。その後、災害が発生すると、メッセージが一斉に送信され、受け取った側は安否確認を実行します。あとは管理者側が、それらの情報を集計するだけです。仕組み自体は極めてシンプルですが、トラブル対応に集中できる、従業員の安否を早く把握できる、地震などの災害以外にも対応できるなど、メリットが数多くあります。まだ導入していない会社は、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。